Інструкція: 

1. Пояснення мешканцям, чому Telegram-бот – це зручно та необхідно

📌 Що дає Telegram-бот мешканцям?

• Вони можуть подати заявку на в’їзд гостей швидше, без дзвінків охороні.
• Більше не потрібно писати хаотичні повідомлення в месенджери (Viber, Telegram) і чекати відповіді.
• Всі заявки оформлюються миттєво – без зайвих пояснень та очікувань.
• Якщо гість приїхав і заявка вже оформлена – шлагбаум відкривається автоматично.
• Бот працює цілодобово та виключає людський фактор у прийомі заявок.
• Система працює тільки з тими, хто зареєстрований та не має боргів, що підвищує безпеку.

📌 Що дає Telegram-бот охоронникам?

• Не потрібно перевіряти, хто саме надіслав заявку – система приймає тільки від мешканців.
• Менше дзвінків та хаотичних повідомлень у месенджерах.
• Усі заявки автоматично реєструються в CRM – видно, хто і коли надіслав запит.
• Виключається можливість, що охоронник пропустить когось без дозволу мешканця.
• Спрощується контроль за доступом – заявка автоматично закривається після виїзду гостя.

2. Як пояснити мешканцям реєстрацію у Telegram-боті?

👥 Що потрібно мешканцям для реєстрації?
1️⃣ Перейти за посиланням на Telegram-бот (його можна надіслати в чат мешканців).
2️⃣ Telegram-бот перевіряє базу – якщо мешканець зареєстрований у системі, то йому відкриється доступ.
3️⃣ Далі мешканець зможе додати своїх гостей, авто та переглядати історію заявок
4️⃣ Якщо мешканець не зареєстрований або має борги – система не дасть можливості подати заявку.

📢 ВАЖЛИВО!
Мешканцям слід пояснити, що інші способи подачі заявки (дзвінки, повідомлення у Viber, особисті прохання) більше не приймаються.
Всі заявки тільки через Telegram-бот!

3. Як діяти охороні для переходу на автоматизовану систему?

✅ КРОК 1. Пояснити мешканцям, що тепер заявки приймаються лише через Telegram-бот.

• Надіслати інструкцію в чат мешканців.
• Розповісти кожному мешканцю, хто звертається за старою схемою (дзвінком або повідомленням).
• Наголосити, що тепер всі заявки реєструються в CRM, а інші способи не приймаються.

✅ КРОК 2. Відмовляти в обробці заявок, якщо вони надійшли не через бот.

• Якщо хтось дзвонить – нагадати про Telegram-бот і запропонувати оформити заявку там.
• Якщо мешканці продовжують писати заявки в чатах – пояснити, що охорона більше не обробляє заявки вручну.

✅ КРОК 3. Контролювати процес реєстрації мешканців.

• Якщо у когось виникають труднощі – допомогти їм зареєструватися.
• Повідомити керівництво про тих, хто не хоче реєструватися.

✅ КРОК 4. Дотримуватись правил CRM і не приймати заявки іншим способом.

• Система не працюватиме правильно, якщо охоронники продовжуватимуть приймати заявки вручну.
• Завдання охорони – лише контролювати процес і реагувати, якщо мешканці повідомляють про проблеми.

4. Що зміниться після повного переходу на Telegram-бот?

🔹 90% заявок оброблятиметься автоматично.
🔹 Охорона не витрачатиме час на прийом дзвінків та повідомлень.
🔹 Усі заявки будуть у CRM – ніякої плутанини та "лівої" пропускної системи.
🔹 Мешканці оцінять швидкість та зручність сервісу.
🔹 Покращиться безпека – система не пропустить незареєстрованих відвідувачів.

📌 Telegram-бот – це не тільки зручність, а й безпека для всіх мешканців ЖК!

подробиці в телеграм каналі Digital Security